สวัสดีค่ะ บทความนี้จะขอพูดถึงบทความที่นำมาจาก blog.cake.hr
เขียนโดยคุณนอร์เบิร์ด (NorbertsErts)
ขอบคุณแหล่งข้อมูลจาก : https://blog.cake.hr/category/cakehr/

จากบทความคุณนอร์เบิร์ด ให้ข้อคิดว่าการที่องค์กรขนาดเล็กและกลางที่ใช้ Excel เป็นเครื่องมือ
จะไม่สามารถสนับสนุนหรือตอบสนองการแข็งแรงที่รวดเร็วในอนาคตได้อีกต่อไป
คำแนะนำคร่าวๆ ก็คือ ที่บริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางควรหันมาพิจารณาระบบ Software
ที่มีอยู่หลากหลายและพร้อมให้บริการ มาทดแทนระบบ Excel แบบเดิมๆ
ไม่ว่าจะเป็น JD / PMS / KPIs หรือ Competency เป็นต้น


โดยมีแนวทางในการพิจารณาสำหรับเพื่อนๆ HR ดังนี้

Features ที่เป็นมาตรฐานของระบบ HR Software ได้แก่
1. ระบบฐานข้อมูลพนักงาน
2. ระบบการวางแผนกำลังคน
3. ระบบออกรายงานสถิติ
4. ระบบการประเมินผลงาน 
5. ระบบการลาต่าง ๆ
6. ระบบการฝึกอบรม
7. ระบบการสรรหา
8. ระบบการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่องค์กรให้งาน

เหตุผลที่ HR ช่วยองค์กร หรือช่วยผู้บริหาร ในการพิจารณาเลือก HR Software
มาทดแทนระบบเก่ามีดังนี้
1. ประหยัดเวลา และเพิ่มช่วยประสิทธิภาพในการทำงาน
2. เป็นเครื่องมือในวิเคราะห์และออกรายงานให้กับผู้บริหาร
3. เป็นเครื่องมือช่วยพัฒนาองค์กรในการสร้าง Talent
มาสนับสนุนธุรกิจได้ทันต่อการแข่งขัน
4. ลดความซ้ำซ้อนและความผิดพลาดจากการใช้คน
5. สามารถกำหนดการเข้าถึง / การใช้งานระบบ ตามความจำเป็นของผู้ใช้งาน
6. อำนวยความสะดวกให้กับพนักงานแจ้งข้อมูลต่างๆ ให้บริษัท โดยดำเนินการต่าง ๆ
ได้ด้วยตนเอง
7. มีระบบการส่งข้อความแจ้งเตือน ทำให้การสื่อสารในองค์กรรวดเร็วขึ้น
8. ระบบสามารถเก็บประวัติและเรียกดูย้อนหลังได้
9. ลดต้นทุน จากการสูญเสียเวลา และข้อผิดพลาดจากการเก็บผลที่ไม่ถูกต้อง
10. สามารถปรับความต้อง (เพิ่ม / ลด ฟังค์ชั่น) ได้
11. มีช่างเทคนิครองรับ ( มี Vendor/ Supplier ดูแล)
12. มีความปลอดภัยสูง
13. มีความคล่องตัวในการทำงาน (พนักงานเข้าใช้งานที่ใดก็ได้)
14. รองรับทั้งระบบคลาวน์ และ ติดตั้งที่องค์กร
15. มีมาตรฐานไอทีรองรับ

การเข้ามาของเทคโนโลยีเป็นสิ่งที่พวกเราชาว HR ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้
ซึ่งสิ่งที่ต้องรีบทำเพื่อตอบรับก็คือ การเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับให้ผู้บริหารวางงบประมาณ และเวลาในการดำเนินการ ซึ่งเดี๋ยวนี้ก็มีให้เลือกมากมาย
ทั้งแบบ On Cloud ที่ประหยัดงบประมาณได้มากกว่าสมัยก่อนๆมากนัก
หรือแบบ On Premise ที่เอา Server มาวางระบบกันในองค์กรเลย
ไม่ว่าจะทั้ง  JD หรือ PMS เรียกว่ามีให้เลือกใช้งานกันครบครันแน่นอน
หากเพื่อนๆ เริ่มได้เร็วเท่าไรก็ยิ่งทำให้องค์กรอันเป็นที่รักของเราได้เปรียบในการแข่งขันมากขึ้นเท่านั้นค่ะ


ดัดแปลงจากบทความ 15 Reasons to use HR software in your small to medium business
เรื่องโดย : กาญจวรรณ (อ.ต่าย)