คำบรรยายลักษณะงาน(Job Description) ที่ดีควรมีอะไรบ้าง
Job Description บางองค์กรจะเรียกเป็น คำบรรยายลักษณะงาน หรือ คำพรรณาลักษณะงาน
ซึ่งผู้เขียนขอใช้คำว่า “ คำบรรยายลักษณะงาน “ แล้วกันเพราะเป็นคำแรกที่ได้ยินในการทำงาน (มาก่อนได้เปรียบ) องค์กรจะนึกถึงคำบรรยายลักษณะงาน เมื่อ เวลา ประเมินทำระบบคุณภาพ ต่างๆ จะเริ่มร่างแบบฟอร์มกันขึ้นมา เพื่อให้สามารถผ่านเกณฑ์ประเมินคุณภาพ หรือ ใช้ในเอกสารประกอบการสรรหาพนักงาน รวมทั้งให้พนักงานใหม่ได้อ่านหน้าที่งานของตนเอง

ซึ่งคำบรรยายลักษณะงาน เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะกำหนดว่าแต่ละตำแหน่งจะต้องมีการทำงานอย่างไร ใครจะทำ แล้วทำให้มีผลได้อย่างไร
ว่าถึงความสำคัญมามากแล้ว ซึ่งสิ่งที่มีใน แบบฟอร์ม บรรยายลักษณะงาน ต้องประกอบไปด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ 4 ส่วนด้วยกันคือ
1.รายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job Identification) ระบุสายงาน แผนกที่งานนั้นสังกัดอยู่ รหัสของงาน ตำแหน่งที่บังคับบัญชา ค่าจ้าง และจำนวนผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชา
2.ชื่องาน (Job Title) ขอบเขตการทำงาน ลักษณะจะต้องชี้ชัดเจน ไม่ซ้ำซ้อน และเป็นมาตรฐาน สากล เพื่อให้สามารถเทียบกับองค์กรอื่นได้
3 คุณสมบัติของตำแหน่งงาน (Job Specification) ระบุคุณสมบัติเบื้องต้นที่ต้องการใช้ในตำแหน่งงานนั้น เช่น เพศ, อายุ,วุฒิการศึกษา,ประสบการณ์การทำงาน
4.หน้าที่งาน (Job Duties) เป็นส่วนที่ต้องระบุอย่างชัดเจนเกี่ยวกับรายละเอียดของหน้าที่ต้องปฏิบัติ โดยหลักการทั่วไปแล้ว จะเรียงลำดับหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติเป็นข้อ ๆ อันประกอบด้วย
4.1 ขั้นตอนกระบวนการ ตัวประเมินค่างาน (KPIs) โดยระบุน้ำหนักของงาน หรือระยะเวลาในการปฏิบัติงานเป็นร้อยละด้วยก็ได้ และเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานในหน้าที่งานนี้
4.2 คุณสมบัติของผู้ทำงาน (Competency) และคุณสมบัติพิเศษ ที่ใช้ในตำแหน่งงานนั้น ว่าจะต้องมีความรู้ ,ทักษะ,ทัศนคติ อย่างไรถึงจะสามารถส่งมอบผลงานที่ดี
การจัดตั้งทีมจัดทำ คำบรรยายลักษณะงาน แต่ถ้าดีที่สุดควรมีทีมที่ปรึกษาภายนอกที่มีประสบการณ์ช่วยทวนสอบ เพื่อให้สามารถนำไปใช้ ได้จริงนั้น จะต้องมีทีมงานที่ความเข้าใจที่ชัดเจนในแต่ละบทบาทงานในแต่ละตำแหน่ง รวมถึงวิธีการเขียนที่ถูกต้อง พร้อมทั้ง ลักษณะแบบฟอร์ม ที่ง่าย ต่อการใข้งาน ( SMART JD )ซึ่งจะช่วยให้ท่านสามารถใช้งานคำบรรยายลักษณะงานที่ดีและมีประสิทธิผลสูงสุด
ปัจจุบันมีที่ปรึกษา ที่นำระบบ JD Online มาใช้คราวหน้าจะมารีวิว ถึงการใช้งานระบบ JD Online ถ้าใครอยากเห็นทนไม่ไหวก็สามารถคลิ๊กไปดูเบื้องต้นก่อนได้ด้านล่างเลยครับ

นายบุญเอี่ยม แซ่หว่อง
Digital HRD Consultant